物業檔案的建立與管理

一、物業檔案的建立

1、什麽是物業檔案？

指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的

文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件。

2、物業檔案的兩個重要作用

① 憑證作用

② 參考作用

3、建立動態的物業檔案資料管理機製

由於物業檔案資料管理具有動態性，因此必須建立動態管理機製凡是管理程序的各個環節，有關人員都要進行及時性、經常性、完備性的動態記錄。

4、資料的收集

① 檔案室

※物業管理企業應設立專門的檔案室，由專人負責管理。

※在資料收集時應保證資料真實及渠道廣泛。

② 資料收集的兩種方式

※按時間順序收集

1）設計規劃階段信息

2）施工及驗收階段信息

3）委托管理階段信息

4）業主收樓信息

5）日常管理信息

※按物業管理參與者的各方麵來收集

1）在物業接管移交與開發商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全麵、準確地收 集到工程建設產權及工程技術資料等原始資料。

2）在業主入夥，進行二次裝修階段收集業主、用戶資料。

3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及 其相關資料，並將檔案的收集形成製度化。

4）通過政府主管部門獲取的相關信息。

5、資料的整理和分類

資料整理要求: 收集到原始資料後，統一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然後按類別進行裝訂並整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便於檢索。

資料分類①:根據工作的內容整理和分類

行政

上級文件、內部發文、人事後勤…

工程

工程圖紙、設備檔案、維修記錄…

客服

業主資料、裝修資料、客戶投訴…

安保

巡查記錄、緊急事件、車輛檔案…

財務

各類帳冊、發票存根、預算報告…

資料分類①:根據工作的內容整理和分類

實際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴格區分，另外歸檔時可照顧到從文件到檔案的連貫性，進行分類。

◆產權與工程技術資料

◆住（用）戶檔案

◆裝修檔案資料

◆工程維修資料

◆設備設施管理資料

◆治安消防安全管理資料

◆綠化清潔資料

◆員工管理資料

◆業主日常資料

◆行政文件資料

◆業主委員會資料

二、物業檔案的管理

1、什麽是物業檔案的管理？

指物業公司在物業管理管理活動中，對物業的原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統計、利用，為物業管理提供客觀依據和參考資料。

2、檔案管理注意事項

① 強調原始記錄的重要性

② 數據準確、資料詳實

③ 不錯不漏、帳實相符

④ 妥善保管、查閱方便

⑤ 保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全

3、檔案的建立的四個環節

1 收集

2 整理

3 歸檔

4 使用

收集——是將分散在樓盤內各部門的有保存價值的文件資料向公司檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。

① 收集的關鍵是盡可能完整

完整的檔案收集體現在三個方麵：

<1>.從規劃設計到工程竣工

<2>.從地下到樓頂

<3>.從主體到配套的技術資料

② 整理的重點是去偽存真。

留下物業管理有用的資料。整理幹淨不是最終目的，而是避免查找時浪費時間，提高工作效率。

③ 歸檔—指按照資料本身的內在規律進行科學地分類與保存，如按每一棟建築分類。歸檔形式—同時采用原始資料與計算機檔案管理雙軌製，使儲存方式的多元化。

對業主和公司利益影響較大的檔案都應加以保存。

檔案歸檔應根據部門、年度、內容、保存期及保密程度的分類順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編製目錄、分櫃保存。

為保證檔案的安全與完善，檔案室應隨時保持幹燥、通風、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮。

歸檔作用——“十清”

◆物業來源清

◆物業數量清

◆物業質量清

◆物業價值清

◆結構類型清

◆設備設施清

◆綠化苗木清

◆租金費用清

◆使用情況清

◆維修更新清

④ 使用

檢索——計算機網絡技術；審批——按檔案的不同密級由相關負責人批準後方可借閱；手續——借閱手續的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時間規定等）

三、物業檔案的銷毀

銷毀——根據檔案的保存期限和性質，定期對過期或作廢的文檔進行 剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。

◆經領導審批通過方可銷毀

◆建立已銷毀文檔清單備看